마지막에 모든 파일을 폐업 최종 폴더에 넣으면 같은 이름의 수정본, 캡처, 서명 전 계약서가 섞일 수 있습니다. 몇 달 뒤 세무·보증금·지원사업 보완이 오면 어떤 파일을 제출했는지 다시 찾기 어렵습니다.
바로 답하면: 절차별 문서명·발급처·기준일·원본 위치·해시 또는 버전·보존근거·접근권한·파기예정일을 색인하세요. 개인정보 원본을 여러 폴더에 복제하지 말고 색인에는 필요한 최소 정보만 둡니다.
절차와 증거를 한 행으로 연결합니다
행정, 임대차, 철거·폐기, 세무, 노무, 고객·거래처, 보험, 지원사업별로 상태와 대표 증거를 적습니다. 파일이 없으면 빈칸을 숨기지 말고 미발급, 상대방 확인대기처럼 씁니다.
원본·제출본·열람본을 구분합니다
원본 위치를 하나로 정하고 제출한 파일명·제출일·접수번호를 연결합니다. 민감정보를 가린 열람본은 원본과 다른 파일명과 해시 또는 버전으로 관리해 잘못 제출하지 않도록 합니다.
보존과 파기를 같은 색인에서 관리합니다
문서별 보존근거와 기산점, 접근 가능한 사람, 파기 검토일을 적습니다. 백업과 외주 보관 위치도 포함하되 색인에 주민번호·계좌번호 같은 원문 값을 쓰지 않습니다.
최종 파일이 세 개인 가상 폴더
가상 예시: 계약서_최종.pdf, 계약서_최종2.pdf, 계약서_진짜최종.pdf가 있습니다. 서명 여부와 상대방, 작성일을 확인해 원본 하나를 지정하고 제출본·가림본의 해시와 사용처를 색인에 연결합니다.
확정 전에 멈춰야 할 지점
색인이 있다는 이유로 보존기간이 끝난 개인정보를 계속 두지 마세요. 반대로 파기일이 왔다고 진행 중인 세무·소송·정산 증거를 자동삭제하지 않습니다.
공식 근거와 적용 범위
- 법령상 보존 예외가 있는 개인정보의 분리보관과 파기 — 개인정보 보호법 제21조, 2026-10-05 확인
- 국세 장부·증거서류의 보존과 전자자료 요건 — 국세기본법 제85조의3, 2026-10-05 확인
위 근거는 2026-10-05에 확인했습니다. 법령·공고·절차·모집상태처럼 바뀔 수 있는 내용은 실제 실행일에 다시 확인하세요. 이 글의 정리 방법은 개별 사건의 결론을 대신하지 않습니다.
오늘 끝낼 한 가지
최종파일 열 개에 절차, 상태, 기준일, 원본 위치, 버전·해시, 보존근거, 접근자, 파기검토일을 채우세요.
도움을 요청할 때 준비할 것
RE:BUILD에는 원본 파일이 아니라 색인의 항목명, 상태, 기준일, 보존근거와 누락 칸만 보내세요. 민감 원본은 권한이 통제된 위치에서 관계 법령에 맞게 관리합니다.
RE:BUILD는 민간 사업정리 정보·실행 지원 서비스이며 정부·지자체·공공기관의 공식 신청·심사·지급 기관이 아닙니다. 법률·세무·노무·보험의 개별 판단은 관계기관 또는 자격 전문가에게 확인해야 합니다.